Rhaid i drefnwyr gwyliau a digwyddiadau sicrhau bod pob person sy’n cymryd rhan wedi eu briffio ac/neu wedi derbyn hyfforddiant i’w helpu i gydymffurfio â safonau Iechyd a Diogelwch. Rhaid i’r holl staff ddeall y cynlluniau gweithredol a’r weithdrefn ar gyfer ymdrin â digwyddiadau mawr.
Yr elfennau allweddol ar gyfer digwyddiad llwyddiannus yw:
- cyfathrebu
- cydweithio
- cydweithrediad
Dylai hyfforddiant a sesiynau briffio fod yn orfodol, fel bod gan yr holl staff, stiwardiaid, gwirfoddolwyr, artistiaid a phawb sy’n ymwneud â rhoi’r digwyddiad ar waith wybodaeth gyffredinol dda o’r digwyddiad yn ei gyfanrwydd.
6.4.1 - Staff a Hyfforddiant - Paratoadau |
|
|
| 6.4.2 - Staff a Hyfforddiant - Diwrnod/Diwrnodau’r Digwyddiad |
|
|
6.4.3 - Staff a Hyfforddiant - Ar ddiwedd y digwyddiad
|
|
|
Mae’r gwaith o recriwtio a dethol gwirfoddolwyr a staff eraill yn cymryd amser. Dechreuwch y gwaith yn gynnar yn y broses gynllunio.
Gwahoddwch geisiadau:
- drwy hysbysebu
- drwy gysylltu â’r cymdeithasau priodol
- drwy drefnwyr digwyddiadau eraill.
Gweler LLINELL AMSER 6.4 Ffurflen Gais ar gyfer Gwirfoddolwyr.
Wedi i chi ddewis cyd-weithwyr, bydd angen i chi gyflawni cwrs cyflwyno ar y safle, a sesiynau hyfforddi a briffio. Gallech ddewis cynnal nifer o sesiynau byr yn canolbwyntio ar bynciau gwahanol:
- y digwyddiad a’r gweithdrefnau
- ymdrin â digwyddiadau ac achosion brys
- rheoli’r cyhoedd
- briffiadau terfynol
- Adborth ar ôl y digwyddiad.
Sicrhewch fod yr holl staff yn gwybod:
- Pa gyfleusterau/gwasanaethau sydd ar gael
- Ymhle mae’r rhain wedi eu lleoli fel eu bod yn gallu cyfeirio pobl
- Sut i reoli problemau, yn cynnwys:
- helyntion a chanlyniadau nas rhagwelir,
- achosion brys fel tân neu fygythiad bom
- damweiniau
- plant coll
- eiddo coll
- cyfeiriadau/gwybodaeth ar y safle/tu hwnt i’r safle
- gwybodaeth ynglŷn ag amwynderau lleol i ymwelwyr
Sicrhewch fod gan bawb wybodaeth ddigon manwl i wneud penderfyniadau cyflym ac i weithredu’n hyderus.
Darparwch enwau cyswllt /rhifau ffôn, yn enwedig i’r trefnydd/rheolwr llinell dros gyfnod o 24 awr.
Dylai’r holl staff gael mynediad i ffôn radio (walkie/talkie) neu ffôn symudol.
Rhaid cofnodi pob cam a gymerir – bydd hyn yn eich helpu i werthuso’r digwyddiad ar y diwedd.
Er mwyn cydymffurfio â gofynion iechyd a diogelwch, rhaid cadw cofnod o unrhyw ddamweiniau.
Ceir gofynion penodol ar gyfer y rhai sy’n gweithio gyda phlant. Dylech wirio’r rheoliadau diweddaraf ar gyfer datgeliadau’r Swyddfa Cofnodion Troseddol yn www.disclosure.gov.uk neu drwy ffonio’r llinell wybodaeth ar 0870 909 0811.
Gallwch ddod o hyd i gyrsiau hyfforddi ar gyfer digwyddiadau ledled Cymru yn:
Mae Pecynnau Cymorth amrywiol hefyd ar gael o Fwrdd Croeso Cymru drwy: www.wtbonline.gov.uk
Mae gwefan Pecyn Cymorth ‘Success Through Your People’ yn: www.whodoiask.com/employing-people/toolkit/pages/chapter6.htm cynnig dogfennau/rhestrau gwirio amrywiol y gellir eu llwytho, er enghraifft ar gyfer recriwtio a datblygu staff, osgoi problemau ac agweddau ar hyfforddiant.
Pwyntiau Allweddol
- Rhaid i’r holl staff dderbyn hyfforddiant gorfodol i sicrhau eu bod yn deall gweithdrefnau gweithredu
- Mae’r staff yn gyfrifol am ddarparu profiad diogel, pleserus, llawn hwyl
- Darparwch restr dasgau a chyfrifoldebau ysgrifenedig a map manwl o’r safle i aelodau o staff
- Sicrhewch fod gan eich staff y gallu i reoli pobl mewn modd proffesiynol ymhob sefyllfa
- Croesawch bob ymwelydd drwy fod yn gyfeillgar, yn amyneddgar ac yn barod eich cymorth
- Anogwch staff i fod yn effro i sefyllfaoedd newidiol
Gweler Hefyd:
3.7 Datblygu Cynllun Gweithredu
Adran 4 Cynllun Digwyddiadau Wrth Gefn
Adran 6 Rhoi’r Digwyddiad ar Waith - Cynllun Gweithredol
Adran 7 Rhestrau Cysylltiadau Rhanbarthol
Adran Astudiaethau Achos
