Digwyddiad i’w gynnal unwaith yn unig oedd Gŵyl Jazz Aberhonddu yn wreiddiol. Fe’i cynhaliwyd am y tro cyntaf yn 1984 gan Gymdeithas Celfyddydau Lleol Aberhonddu. Profodd i fod mor llwyddiannus fel ei bod wedi parhau bob blwyddyn ers hynny, a bellach fe’i gweithredir yn annibynnol gan Brecon Jazz Festival, sydd â statws cwmni.

Canolbwynt Gŵyl Jazz Aberhonddu yw Neuadd y Farchnad, gyda cherddoriaeth Jazz mewn wyth lleoliad ychwanegol o amgylch y dref.

Bellach sefydlwyd yr ŵyl yn gadarn o’r nos Wener hyd y dydd Sul dros yr ail benwythnos ym mis Awst.

Mae tua 90 o gyngherddau, sy’n denu tua 70,000 o bobl, yn cael eu cynnal yn y Theatr, awditoriwm, stiwdio, dawnsfa gwesty’r Castle, Neuadd y Farchnad a Phabell Fawr. Mae’r rhaglen yn cynnwys cerddoriaeth stryd am ddim, cyngherddau a lleoliadau crwydro.

Trefnydd yr Ŵyl sydd â’r cyfrifoldeb cyffredinol dros gynllunio a threfnu. Mae’r gwaith trefnu yn dechrau bob mis Medi ar gyfer yr ŵyl nesaf, a threfnir y lleoliadau, artistiaid a llety.

Anfonir y dyddiadau at y lleoliadau, Cyngor Sir Powys, yr Heddlu a’r gwasanaethau brys, y gymuned leol, a chânt eu nodi yn nyddiaduron a rhestrau digwyddiadau.

Cynhelir Asesiadau Risg yn ystod y cam hwn er mwyn cydymffurfio â deddfwriaeth Iechyd a Diogelwch. Mae’r trefnwyr yn trefnu yswiriant atebolrwydd cyhoeddus ac yn gwirio yswiriant digwyddiadau’r deiliaid stondinau unigol.

Cysylltir yn ystod y camau cynnar â’r Awdurdod Lleol, yr Heddlu, y Gwasanaeth Tân, yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch a grwpiau mawr eraill.

Mae Gŵyl Jazz Aberhonddu yn cyfrannu £1 miliwn i dwristiaid a’r economi leol.

Ymysg y ffynonellau cyllido mae nawdd gan Lywodraeth Cynulliad Cymru a grantiau gan Gyngor Sir Powys a Chyngor Celfyddydau Cymru. Cafwyd cefnogaeth ‘mewn da’ gan weithredwyr llety, Cwmni Dŵr Brecon Carreg a gwirfoddolwyr niferus eraill.

Caiff stiwardiaid gwirfoddol eu recriwtio ym mis Mawrth/Ebrill. Cysylltir â gwirfoddolwyr o flynyddoedd blaenorol yn gyntaf. Mae cymhelliant a brwdfrydedd yn dda, ac mae nifer o wirfoddolwyr yn dychwelyd yn y blynyddoedd canlynol, yn cynnwys sawl tîm gŵr a gwraig.

Mae gan dri phrif Stiward reolaeth gyffredinol dros dîm o 20. Cânt hyfforddiant cynhwysfawr ac wedyn maent yn cynnal sesiynau briffio gyda thua 350 o wirfoddolwyr cyn y digwyddiad.

Ystyrir bod cyfathrebu yn allweddol i lwyddiant, ac anogir timau i ddangos ymrwymiad, cymhelliant a brwdfrydedd.

Darperir dillad fflworolau. Mae defnyddio gwisgoedd gwahanol yn gwahaniaethu rhwng rolau a chyfrifoldebau amrywiol y stiwardiaid.

Mae gweithgareddau marchnata Gŵyl Jazz Aberhonddu yn dechrau tua mis Ebrill. Cysylltir â’r 15,000 o bobl sydd ar y gronfa ddata, gyda hyrwyddiadau cyson wrth i’r digwyddiad agosáu. Bwydir gwybodaeth yn raddol drwy’r flwyddyn ar y wefan ac fe’i cynhelir rhwng digwyddiadau gan Sefydliad Cyfeillion Gŵyl Jazz Aberhonddu.

Un o rolau pwysig Trefnydd yr Ŵyl yw cau’r digwyddiad, gan sicrhau bod pob lleoliad wedi’i glirio a phebyll mawr ac offer wedi’u dychwelyd, malurion wedi’u gwaredu a phob ardal wedi ei gadael yn lân ac yn daclus. Gall fod angen arian ychwanegol ar gyfer costau fel gwaredu sbwriel a glanhau strydoedd. Dylech gynnwys sesiwn Adborth er mwyn trafod unrhyw faterion i’w hystyried wrth gynllunio’r digwyddiad nesaf.

Cofiwch ddiolch i bawb a gymerodd ran, yn cynnwys gwirfoddolwyr a stiwardiaid, yr Awdurdod Lleol, yr heddlu, y gwasanaethau brys, y gymuned leol a phawb a gyfrannodd at lwyddiant Gŵyl Jazz Aberhonddu.

Dolenni Defnyddiol:

www.breconjazz.co.uk

Pwyntiau Allweddol:

• Rhaid rhoi gwybod i Drefnydd yr Ŵyl ynglŷn â phopeth sy’n digwydd
• Mae’n syniad da i drefnwyr feddu ar wybodaeth/cymwysterau ynglŷn â gofynion Iechyd a Diogelwch.
• Dylai sicrhau bod dyddiadau’r digwyddiad yn cael eu cynnwys yn nyddiaduron digwyddiadau fod yn flaenoriaeth gyntaf i chi
• Cynlluniwch ymlaen llaw drwy gynnal asesiadau risg yn gynnar
• Cadwch weithgorau yn fach er mwyn sicrhau’r allbwn ac effeithlonrwydd mwyaf
• Mae adeiladu perthynas yn rhan bwysig iawn o’r broses gyfathrebu
• Gofynnwch i’r stiwardiaid nodi materion sy’n codi ar gyfer y sesiwn Adborth a helpu i gynllunio’r digwyddiad nesaf
• Mae’r un mor bwysig cynllunio ar gyfer clirio a chau’r digwyddiad
• Cofiwch ddiolch i bawb a gymerodd ran am eu help a’u cefnogaeth